Microsoft Ignite 2018: novedades en SharePoint Online

La semana pasada se anunció multitud de novedades para toda la plataforma de Microsoft 365 en la conferencia Microsoft Ignite. Pero sin duda el producto para el que se ha presentado más novedades ha sido SharePoint Online. El equipo de producto ha hecho un gran trabajo y nos brindó una conferencia espectacular, cargada de anuncios y de noticias que estábamos deseando escuchar.

Estos anuncios se dividieron durante la conferencia en varias sesiones. A continuación, os ofrecemos un detalle de lo más relevante de cada sesión agrupándolos con un poco de orden:

Mejoras y novedades en webparts y páginas

Las páginas modernas de SharePoint son un gran lienzo para contar historias y organizar la información. Y las webparts modernas son una pieza fundamental para mostrar componentes dinámicos en la página con datos, documentos, imágenes, vídeos y otro contenido interactivo. Durante la conferencia se ha anunciado muchas novedades y mejoras para dotar a páginas y webparts de mayor flexibilidad, control e interactividad con los usuarios para potenciar el uso de las intranets.

Conexiones entre webparts. Las webparts modernas podrán conectarse entre ellas de forma similar a como lo hacían en los sitios clásicos. Se podrá configurar webparts para que obtengan los valores de sus propiedades de otras webparts. Inicialmente, se soportará en las webparts que SharePoint trae de serie, aunque hay intención de que se pueda hacer en las personalizadas con SharePoint Framework más adelante. Las soportadas inicialmente son:

• Lista (proveedor de datos)
• Propiedades de la lista (consumidor)
• Visor de archivos (consumidor)
• Embed (consumidor)

En el ejemplo muestran un visor de archivos conectado a una lista. Al seleccionar un documento en la lista, se muestra en el visor de archivos:

Nuevas opciones para la región del título en las páginas. Ahora se tendrá más control sobre la apariencia de la región de título de la página. Se podrá elegir entre varias opciones de diseño, ubicación del texto, agregar etiquetas, mostrar fecha de publicación y autor y proporcionar texto alternativo para mejorar la accesibilidad.

Colores en las secciones de página. Ahora se podrá añadir colores de fondo en las diferentes secciones de las páginas. Muy útil para mejorar el aspecto visual.

Diseños de página. Si necesitas reutilizar una página, será posible guardarla como diseño de página para que otros usuarios puedan crear una igual cuando necesiten crear una página nueva.

Webpart de cuenta atrás. Nueva webpart que permitirá mostrar una cuenta atrás. Útil para informar de fechas de lanzamiento, reuniones importantes, finalización de campañas, etc.

Integración con Microsoft Teams

SharePoint representa un papel fundamental en Microsoft Teams como apoyo para las herramientas de colaboración y documentación. La integración entre ambos servicios va a ser cada vez mayor y más natural. Además de las noticias que indicamos en esta sección, puedes leer nuestro post de novedades en Microsoft Teams.

Mostrar páginas de SharePoint dentro de Microsoft Teams. Ya se está desplegando la posibilidad de mostrar en una pestaña de Microsoft Teams páginas completas del sitio de SharePoint asociado. De esta forma, podemos potenciar enormemente Microsoft Teams con todo el poder de las páginas y webparts de SharePoint para dar a los miembros contenido multimedia e interactivo y datos.

Crear un grupo de Teams conectado a un sitio de equipo existente de SharePoint. Si tienes un sitio de equipo de SharePoint (y por consecuencia un Grupo de Office 365) que no está conectado a un equipo de Teams, los usuarios verán una nueva opción para crear el equipo de Teams a partir del contenido del sitio de SharePoint.

Indicador de las carpetas conectadas a un canal de Teams. Cada vez que creamos un canal en un equipo de Microsoft Teams, se crea una carpeta en la biblioteca del sitio de SharePoint asociado al equipo. Ahora, desde la interfaz web de SharePoint, se nos notificará si una carpeta está conectada a un canal, lo que nos ayudará a entender el contenido del sitio que se está usando en Teams.

Webparts de SharePoint como pestañas de Teams. Sin duda un gran anuncio ha sido que se está trabajando en que se puedan insertar webparts de SharePoint como pestañas de Microsoft Teams, incluyendo su configuración. Cuando se lance esta característica, será posible aprovechar las habilidades en SharePoint Framework que tenga un equipo de desarrollo para crear nuevas pestañas para Microsoft Teams. Además, será posible aprovechar desarrollos sobre SharePoint Framework ya hechos para ser usados en los equipos de Teams.

Pestañas de Teams dentro de los sitios de SharePoint. También se está trabajando en conseguir que las pestañas de Teams se puedan usar en sitios de SharePoint como aplicaciones de pantalla completa, incluyendo las opciones de configuración. Con ello, los sitios de SharePoint podrán aprovecharse de la gran galería de servicios que ya tienen pestañas para Microsoft Teams.

Mayor funcionalidad de SharePoint en la pestaña de archivos de Teams. La pestaña de archivos que tiene cada canal de Teams utiliza por detrás carpetas de documentos en el sitio de SharePoint asociado al equipo. Hasta ahora la funcionalidad era muy limitada, pero próximamente llegarán mejoras como el botón de sincronizar con OneDrive, exportar a Excel o los documentos anclados, entre otras muchas,

Novedades en los sitios y listas de SharePoint

Los sitios y listas de SharePoint reciben también varias novedades y mejoras en su funcionamiento.

Tráfico del sitio. Nueva vista que nos ayudará a entender mejor cómo utilizan un sitio de SharePoint los usuarios. Podemos ver un mapa de calor por horas de cada día de la semana.

Etiquetas de políticas. Se está actualizando la experiencia de usuario en cuanto a la clasificación de sitios para integrarse con las etiquetas de políticas (policy labels) de Microsoft Information Protection. La clasificación de los grupos ya no será una cadena de texto arbitraria, sino una etiqueta de Microsoft Information Prootection que le aplicará al sitio las reglas de Information Protection como retención, acceso condicional, etc.

Sitio de comunicación como sitio raíz de SharePoint. A partir de ahora, los nuevos tenants tendrán un sitio de comunicación como sitio raíz de SharePoint (en tuorganizacion.sharepoint.com). Esto tiene mucho sentido porque el sitio raíz es el lugar ideal para contruir la intranet. Los tenants existentes se podrán actualizar paulatinamente mediante PowerShell.

Creación de listas. Se ha hecho más sencillo que nunca reutilizar datos existentes como plantillas para crear nuevas listas. Se va a poder crear nuevas listas directamente a partir de la estructura de listas existentes o desde tablas de Excel. Se conservará las vistas personalizadas y otros formatos. Esta característica llegará en Q4 2018.

Columna de localización. Se lanza un nuevo tipo de columna de localización que muestra mapas de Bing. A diferencia de la antigua, que sólo permitía añadir latitud y longitud, la nueva permite insertar direcciones. También se puede añadir localizaciones de la organización, como salas de reunión. Llegará en el Q4 2018.

Formateo condicional de columnas. El año pasado se introdujo el formateo de columnas, que permitía usar scripts JSON para alterar la visualización, formato e interactividad de las columnas de SharePoint. Durante el Q4 de 2018, será posible habilitar formateo condicional sin usar scripts JSON, directamente desde a interfaz.

Formateo de vistas. Ya se está desplegando un anuncio que se hizo en verano para poder formatear vistas de listas y bibliotecas mediante scripts. Puedes obtener más información en este anuncio. Con esta característica podrás transformar listas así:

En experiencias como esta:

Novedades que ayudarán a construir intranets modernas en Office 365

Si en algo se ha insistido en la conferencia, es en que las nuevas experiencias de SharePoint volverán a permitir la construcción de poderosas intranets en Office 365. Para ello, se ha trabajado mucho en cuidar muchos pequeños detalles que se necesitan para crear contenido muy visual y muy atractivo, asó como para poder organizar mejor los contenidos. No olvides visitar este sitio especializado de Microsoft con ayuda y recomendaciones para construir intranets.

Nuevo mega-menú en los sitios concentradores. Los sitios concentradores (más famosos por su nombre en inglés hub sites) podrán tener ahora menús desplegables con multitud de opciones y jerarquía. Algo esencial para organizar los sitios en organizaciones muy grandes.

Webparts personalizadas. Ahora los usuarios podrán ver webparts con contenido personalizado sólo para ellos. De esta forma, se podrá crear experiencias personales en las páginas de SharePoint. Los usuarios podrán ver sus sitios recientes, sus documentos recientes, sus noticias, etc.

Audience targeting para las webparts de Noticias y Contenido destacado. Las noticias y las páginas de SharePoint podrán filtrarse para que su contenido sólo lo vean grupos específicos. De esta forma, se podrá dar una experiencia distinta y personalizada de noticias y páginas a cada usuario. El targeting por audiencias estará disponible para las noticias, páginas y otras webparts. En la siguiente captura, una demo que hicieron aplicando targeting para que una noticia la vea sólo un grupo concreto:

Noticias organizacionales. La experiencia de noticias organizacionales pasa a estar en producción. Esta característica ya presentada en mayo permite definir un sitio como origen para las noticias organizacionales. Todas las noticias publicadas en ese sitio aparecerán de manera forzada en lo más alto de los feed de noticias de todos los sitios, incluyendo la home de SharePoint. En estos ejemplos, las noticias del sitio «News @ Contoso» aparecen en todos los feed de noticias:

Footer y header. Ahora es posible definir un footer para las páginas e insertar contenido en él. Los header se han mejorado, permitiendo elegir distintos diseños a usar. En esta imagen se puede ver un sitio completo desde el header hasta el footer:

Biblioteca de activos centralizada. Ahora es posible centralizar activos aprobados por la organización en una ubicación centralizada. Cuando queramos insertar una imagen en una página, tendremos esta nueva ubicación disponible. Llegará a principios de 2019.

Novedades en sitios concentradores (hub sites)

Los sitios concentradores (o hub sites) permiten marcar sitios de SharePoint como sitios que agrupen otros sitios, estableciendo un menú jerárquico que se visualizará en todos los sitios del concentrador. Se ha presentado varias novedades para mejorar su experiencia de uso.

La webpart de Eventos mostrará contenido de todos los sitios del concentrador. Al igual que ya lo hacían las webpart de Noticias y de Actividad del sitio, ahora la webpart de Eventos mostrará eventos de todos los sitios que formen parte del concentrador. Muy útil para mostrarla en la home del concentrador.

Crear un sitio asociado al concentrador desde el concentrador. Ahora se puede crear un sitio asociado al concentrador directamente desde dentro del sitio concentrador. Así no será necesario crearlo a parte y luego unirlo.

Administración de sitios de concentador. El nuevo Centro de Administración de SharePoint de Office 365 permitirá crear sitios concentradores de SharePoint y asociar a él otros sitios. También proporcionará acciones administrativas para los sitios concentradores como convertir sitios, asociar sitios y ver la asociación.

Aprobaciones. Un nuevo sistema de aprobación permite a los administradores de un sitio solicitar unirse a un sitio concentrador.

Novedades en la app móvil de SharePoint

Ya se ha lanzado una nueva versión de la app móvil de SharePoint con multitud de novedades.

Acceso a las bibliotecas de documentos. Cuando pulses en una biblioteca de documentos de SharePoint, seguirás pudiendo ver y navegar la biblioteca de SharePoint antes de ser dirigido a la app de OneDrive, donde se deben hacer el resto de las acciones con los archivos. Esta novedad de ver y navegar la biblioteca también llegará a la app móvil de Outlook.

Enlazar noticias. Esta característica permite compartir noticias encontradas en internet como noticias de SharePoint desde un teléfono iOS o Android. Si encuentras una noticia interesante para compartir con el equipo, es posible compartirla en SharePoint desde el menú «compartir» del dispositivo.

Pedirá un título y descripción:

Y el sitio en el que compartirlo:

Y la noticia quedará compartida como noticia de SharePoint en ese sitio.

@menciones en los comentarios. Cuando se visualice un artículo de noticias en la app de SharePoint, se podrá directamente @mencionar a una persona de la organización y ésta será notificada. Con un lookup a todo el Azure AD.

Novedades en gestión documental

En cuanto a gestión documental, se han presentado novedades para mejorar la interacción con los documentos, la sincronización y la prevención frente a amenazas. Varias de estas novedades ya se encuentran en el artículo que hemos escrito sobre OneDrive para la Empresa. El resto las tienes a continuación.

File Card. La tarjeta que aparece al pasar el cursor por encima de un archivo o documento se enriquece gracias a la Inteligencia Artificial de Microsoft. Ahora podremos ver los usuarios que han leído el documento, una estimación de lo que se tarda en leerlo y un extracto inteligente sobre los puntos clave que tiene el documento. De esta forma, podrás saber resumidamente lo que va a tener un documento antes de abrirlo. Una característica muy interesante.

Restaurar archivos para SharePoint, Microsoft Teams y Yammer. Hace casi un año que se presentó una funcionalidad avanzada para restaurar los archivos de OneDrive a un punto anterior. Esta funcionalidad es muy útil porque permite que los usuarios estén prevenidos ante ataques de tipo ransomware o antre desastres o equivocaciones. Los usuarios ya pueden desde hace meses restaurar su propio OneDrive (consumidor y empresarial) a un estado anterior en el tiempo hasta 30 días de forma completa o de forma granular.

Esta funcionalidad llega por fin a las bibliotecas de SharePoint y, por extensión, a las de Microsoft Teams y Yammer. Los administradores de los sitios podrán auto restaurar sus bibliotecas hasta 30 días atrás de forma completa o granular. Llegará en diciembre de 2018.

Novedades en administración

También tenemos novedades en cuanto a la administración de SharePoint y a capacidades IT.

Capacidades Multi-Geo en SharePoint Online. Hace unos meses ya nos hicimos eco en el blog sobre las capacidades Multi-Geo que ya están disponibles en Exchange y OneDrive. Se ha anunciado que esta capacidad llega ya al servicio de SharePoint Online, permitiendo dividir un único tenant de Office 365 en múltiples datacenters de Microsoft en distintas regiones. De esta forma, se puede cumplir con normativas y aspectos legales y se puede dar acceso más rápido a los usuarios a su contenido. Llegará a SharePoint el Q1 de 2019. Puedes consultar más información en https://products.office.com/en-us/business/multi-geo-capabilities.

Mejoras en SharePoint Migration Tool. La herramienta que permite realizar migraciones desde entornos SharePoint on-premise a SharePoint Online se actualiza con novedades. Hasta ahora, la herramienta permitía únicamente migrar bibliotecas y listas de SharePoint. A partir de ahora, se le añade la capacidad de migrar sitios completos de SharePoint 2013. Más información en https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/General-Availability-of-the-SharePoint-Migration-Tool-amp/ba-p/143689.

Actualizaciones en el nuevo Centro de Administración de SharePoint. Durante el Q1 de 2019 se desplegará nuevas funcionalidades en el nuevo Centro de Administración de SharePoint Online:

• La habilidad de administrar todos los sitios, incluyendo sitios de equipo conectados a grupos de Office 365, sitios de comunicación y sitios concentradores (hub sites).
• Nuevo menú para administra y controlar cómo se accede y comparte la información, que permite administrar las políticas de compartir y el acceso de dispositivos.
• Mejoras en la experiencia de creación de sitios que permite a los administradores tener más control en el almacenamiento y en la clasificación.
• Nuevas opciones en la página de configuración, incluyendo la habilidad de controlar la configuración por defecto para los nuevos sitios creados por los usuarios.
• Una nueva y simple forma de rastrear y administrar el almacenamiento a nivel de tenant (¡bien!) y los límites de almacenamiento a nivel de sitio.

Experiencia de uso unificada en todo Office 365

Colaborar en archivos a través de toda la organización es esencial para el trabajo. Los clientes de Office 365 valoran la potencia de las aplicaciones de Office, pero Microsoft ha sentido la necesidad de simplificar la experiencia del usuario y hacer que esa potencia sea más accesible. Tal y como se reveló en junio, se presenta una nueva experiencia de usuario unificada para Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote y OneDrive que mantiene los principios de diseño fluent del resto de Office 365 y Windows 10.

Como colofón al artículo, quiero mostraros el alucinante vídeo que se ha presentado para enseñar los principios de este nuevo diseño. Es uno de los mejores vídeos que he visto de Microsoft.

Por cierto, ya se está desplegando una actualización en Office 365 que introducirá la primera fase de este nuevo diseño. Si tienes las aplicaciones de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote instaladas desde Office 365 o conectadas a tu cuenta de Office 365, verás cómo tu interfaz se actualiza en estos días.

¿Cuándo se lanzan todos estos anuncios?

Hemos intentado indicar en este artículo la fecha de algunos de los anuncios. Para los anuncios en los que no se ha indicado fecha, el equipo de producto ha asegurado que los tendremos todos antes de la primera mitad de 2019.

Información adicional

Para elaborar este artículo hemos usado mucho contenido publicado en el blog de SharePoint en la Microsoft Tech Community, así como contenido y capturas de las distintas sesiones de Microsoft Ignite y otros artículos y blog. La intención es poder ofrecer toda esta información en español y que pueda ser útil para los amantes de SharePoint ubicados en España y en los países de América del Sur.

Puedes consultar más información en todos los artículos y fuentes que hemos usado:

• New innovations in SharePoint & Microsoft 365 deliver power and simplicity for content collaboration
  • https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/New-innovations-in-SharePoint-amp-Microsoft-365-deliver-power/ba-p/260317
• What’s new in security, compliance & administration for SharePoint & OneDrive from Microsoft Ignite
  • https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/What-s-new-in-security-compliance-amp-administration-for/ba-p/255768
• Reinventing SharePoint business process at Ignite 2018
  • https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Reinventing-SharePoint-business-process-at-Ignite-2018/ba-p/260444
• Elevate organizational knowledge with Microsoft Content Services at Ignite 2018
  • https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Elevate-organizational-knowledge-with-Microsoft-Content-Services/ba-p/260443
• SharePoint powers teamwork in Office 365 – Ignite 2018 announcements
  • https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/SharePoint-powers-teamwork-in-Office-365-Ignite-2018/ba-p/255465
• Build your modern intranet with SharePoint in Office 365 – Ignite 2018 announcements
  • https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Build-your-modern-intranet-with-SharePoint-in-Office-365-Ignite/ba-p/255453
• Sesión en Microsoft Ignite «Content Collaboration in the Modern Workplace» por Jeff Tepper (recomendamos visualizarla)
  • https://myignite.techcommunity.microsoft.com/sessions/65658
• Cuenta de Twitter official de SharePoint
  • http://twitter.com/sharepoint
• Build your modern intranet on SharePoint in Office 365
  • https://resources.techcommunity.microsoft.com/resources/build-modern-intranet-on-sharepoint-office-365/

Otros artículos de Microsoft Ignite 2018

Desde estos enlaces puedes acceder al resto de posts que hemos escrito sobre Microsoft Ignite 2019:

• Se anuncia Microsoft Search:
  • http://www.madpoint.net/2018/09/24/microsoft-ignite-2018-se-anuncia-microsoft-search/
• Novedades en Microsoft Teams:
  • http://www.madpoint.net/2018/09/25/microsoft-ignite-2018-novedades-en-microsoft-teams/
• Novedades para Microsoft 365
  • http://www.madpoint.net/2018/09/25/microsoft-ignite-2018-novedades-para-microsoft-365/
• Novedades en OneDrive para la Empresa
  • http://www.madpoint.net/2018/09/25/Microsoft-ignite-2018-novedades-en-onedrive-para-la-empresa/
• Novedades en SharePoint Online
  • http://www.madpoint.net/2018/10/03/microsoft-ignite-2018-novedades-en-sharepoint-online/
• Novedades en Yammer, Microsoft Forms y Microsoft Stream
  • http://www.madpoint.net/2018/10/03/microsoft-ignite-2018-novedades-en-yammer-microsoft-forms-y-microsoft-stream/
• Novedades en Microsoft Flow, PowerApps y Power BI
  • ¡Próximamente!