Este Microsoft Ignite ha llegado cargado de novedades dentro del apartado de optimización de procesos de negocio y gestión de contenidos sobre las diferentes aplicaciones de Microsoft 365.

A lo largo del artículo analizaremos las principales novedades que se han publicado sobre Syntex, con las que Microsoft pretende ayudar a optimizar los flujos de trabajo que se llevan a cabo durante el día a día. También repasaremos las novedades que se han publicado en cuanto a políticas de seguridad, administración y gobierno sobre SharePoint y OneDrive. Finamente analizaremos las características que se han anunciado sobre Stream y sus integraciones con el resto de aplicaciones.

Novedades de Syntex

Las empresas trabajan con diferentes tipos de contenido, desde contratos, facturas, documentos, imágenes, vídeos, entre otros. De hecho, cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño y del sector al que se dedique, trabaja con un alto volumen de ficheros. Por tratar de cuantificar estos datos, de forma aproximada, podríamos afirmar que cada día se agregan más de 1600 millones de documentos a Microsoft 365, tal y como han indicado en el Microsoft Ignite.

De esta forma, gracias a Syntex, seremos capaces de administrar todo este contenido a lo largo de su ciclo de vida, con el objetivo de optimizar la eficiencia de las organizaciones y sacarle el máximo partido a todo el contenido que compartimos.

Syntex es capaz de leer, etiquetar e indexar automáticamente grandes volúmenes de contenidos e integrarlo en las diferentes acciones que llevamos a cabo a lo largo de nuestra jornada, desde las búsquedas que realizamos, trabajando en cualquiera de las aplicaciones o aprovechando el conocimiento generado.

A continuación, recopilamos todas las novedades que se han publicado en el Microsoft Ignite sobre Syntex, divididas en los siguientes 3 bloques:

  • Gracias a Syntex seremos capaces de procesar, comprender y estructurar el contenido con resúmenes, traducciones y anotaciones que estarán basadas en inteligencia artificial y que estarán integradas con Teams, Outlook y SharePoint.
  • Por otro lado, también podremos descubrir y reutilizar diferentes tipos de contenido como son la firma electrónica, la búsqueda y la integración con inteligencia artificial en los diferentes flujos de trabajo.
  • Por último, podremos analizar y proteger el contenido realizando diversas copias de seguridad, además de archivar y administrar todo el contenido, garantizando siempre la seguridad.

Novedades de SharePoint y OneDrive

En este segundo bloque, vamos a analizar las principales novedades que se han publicado durante el Microsoft Ignite relacionadas con estas aplicaciones.

Políticas de acceso avanzadas para una colaboración segura

En los últimos años, hemos visto como los usuarios han comenzado a compartir de forma masiva el contenido. En muchas ocasiones, a pesar de que la intención es correcta, los usuarios comparten los contenidos con una audiencia mayor que la que desean, por tanto frecuentemente les aparece el acceso no autorizado sobre el contenido. De este modo y para corregir estas acciones, Microsoft ha anunciado que a partir de ahora, los administradores podrán restringir el acceso a los sitios de SharePoint de forma que no importará si se ha compartido el contenido, si se ha cortado la herencia a nivel de contenido, el acceso se limitará instantáneamente a un conjunto de usuarios únicamente. Todo ello viene recogido en la política de control de acceso restringido (RAC), publicada por el momento en vista previa privada.

imagen en miniatura 14 de la publicación de blog titulada Novedades en seguridad y administración en SharePoint, OneDrive y Teams: Microsoft Ignite 2022

Al igual que ocurría con los sitios de SharePoint, algunos usuarios también compartían en exceso su contenido de OneDrive, sobre todo con usuarios externos a la organización. De esta forma, al igual que con SharePoint, Microsoft ha anunciado la política de control de acceso restringido (RAC) para OneDrive, la cual ya está disponible de forma general. Gracias a esta política, los administradores podrán restringir los accesos a OneDrive de su organización a un conjunto de usuarios concreto.

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Controles de seguridad para salvaguardar el contenido

Durante el Microsoft Ignite, Microsoft también ha anunciado novedades relacionadas con la compatibilidad de los permisos definidos por el usuario (UDP) para archivos de Office en SharePoint, OneDrive y Teams, y antes de que termine el año se podrá comenzar con la vista previa privada de esta nueva funcionalidad.

Gracias a ella, ofreceremos la posibilidad a los archivos de Office que están protegidos con etiquetas que contienen permisos definidos, expandir sus capacidades en cuanto a políticas basadas en seguridad con el objetivo de brindar una cobertura integral para todos los casos de uso de contenido confidencial. Además, podremos crear desde el portal de administración etiquetas que permitan a los usuarios definir los permisos al momento de etiquetar un archivo.

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Por otro lado, también se ha anuniado la compatibilidad con archivos PDF protegidos en SharePoint, OneDrive y Teams y, al igual que con la funcionalidad anterior, antes de que finalice el año comenzará la vista previa privada para los usuarios que lo soliciten. Con esta nueva característica, cuando carguemos archivos PDF etiquetados y encriptados en SharePoint, OneDrive y Teams, podremos ver sus etiquetas de confidencialidad en la columna de confidencialidad de la biblioteca de documentos.

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Finalmente, dentro de este apartado, también se ha anunciado la etiqueta de confidencialidad para las bibliotecas de documentos de SharePoint y antes de que finalice el año se conectrará disponible en vista previa pública. Con esta nueva funcionalidad, podremos proteger nuestros documentos de Office desde que son creados en las bibliotecas de documentos de SharePoint utilizando la configuración de la biblioteca en el panel de configuración.

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La siguiente novedad también busca garantizar la seguridad del contenido, en este caso en las descargas de archivos. De esta forma, además del análisis antimalware asincrónico, Microsoft ha agregado otra capa de protección para realizar un análisis antimalware cuando descargamos un archivo. Por tanto, todos los archivos que descarguemos tanto desde SharePoint como desde OneDrive, independientemente de su formato como de su naturaleza, se analizarán en busca de infecciones de malware.

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Mejoras en la migración

Como la mayoría sabéis, el administrador de migración lleva disponible desde el año 2019. A partir de ahí ha ido evolucionando con el paso de los años. A día de hoy nos permite incluso realizar migraciones de contenido desde Google Drive, Box, Dropbox y Egnyte, entre otros. Pues bien, durante el Microsoft Ignite 2022 también se han publicado novedades relacionadas con este servicio, entre las que destacan las siguientes:

  • Informes detallados de descarga masiva
  • Filtros de migración
  • Tiempo estimado de migración

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Gestión avanzada del ciclo de vida de los sitios

En los últimos años, el crecimiento de los sitios de SharePoint y equipos de Teams de nuestra organización ha crecido de forma exponencial. Pues bien, con el objetivo de conocer el estado de los sitios que tenemos disponibles, Microsoft ha anunciado la publicación de la función de información de gobierno de acceso a datos (DAG). De esta forma, los conocimientos de DAG nos permitirán descubrir los 100 sitios principales entre los miles que podamos tener y monitorizar, analizar y personalizar las políticas de uso compartido y acceso para esos sitios, con el fin de llevar un mejor gobierno de todos ellos, independientemente del volumen.

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También tenemos que destacar la siguiente novedad que se ha publicada relacionada con los sitios inactivos. El objetivo de esta política es permitir que los administradores puedan crear una política de sitio inactivo personalizada dirigida a sitios específicos de SharePoint, tal vez sitios creados por Teams o sitios etiquetados como Públicos o sitios con un segmento de información de Investigación, y activar alertas para los propietarios de los sitios respectivos.

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Sin lugar a dudas, para conocer el estado de un sitio y administrar su ciclo de vida, es imprescindible conocer todas las actividades realizadas por los propietarios y administradores del sitio. De esta forma, se ha anunciado la vista previa del historial del sitio y las acciones de administración recientes y estará disponible a final de este año. Esta nueva funcionalidad puede ayudarnos a investigar y resolver las diferentes incidencias que nos reporten nuestros usuarios sobre un determinado sitio.

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Novedades de Stream

Por último, en este último bloque del artículo, vamos a tratar las novedades que se han publicado sobre Stream durante el Microsoft Ignite.

Comenzamos destacando la llegada de una característica que nos permitirá la reproducción de vídeos dentro de Teams, Yammer, Viva, SharePoint y Office.com. De este modo, cuando abramos un vídeo se reproducirá en la aplicación web de Stream, ofreciendo las funcionalidades de transcripción, subtítulos, capítulos, uso compartido, entre otras. Además, podremos añadir comentarios mencionando a nuestros compañeros.

Por otro lado, también se han producido novedades en cuanto a la mejora en los subtítulos y en las transcripciones, con el objetivo de que sean más accesibles. Desde ahora, podremos transcribir los vídeos a 26 idiomas y si somos los propietarios del vídeo, podremos editar estas transcripciones, con el objetivo de corregir cualquier error que haya podido ocurrir.

Desde finales de 2022, vamos a poder grabarnos a nosotros mismos, a nuestra pantalla o ambos al mismo tiempo, desde la propia página de inicio de Stream. De esta forma, podremos crear vídeos explicativos, demostraciones de productos, añadiendo filtros, fondos, marcas de texto, entre otros.

Finalmente, dentro de este apartado, también podemos destacar la llegada de una nueva funcionalidad que nos va a permitir analizar el vídeo, con el objetivo de medir la participación y la efectividad de su contenido. Por otro lado, desde principios de 2023, el análisis de video se mostrará como una superposición durante la reproducción de video y se puede activar o desactivar.

Vídeo en Microsoft 365

En la actualidad, podemos realizar búsquedas desde Microsoft Search, dentro del contenido de todos los vídeos de nuestra organización, mediante palabras clave que puedan aparecer tanto en el título, como en la descripción o en su transcripción. Pues bien, según se ha publicado, a partir del próximo año, se agregará una nueva funcionalidad que nos permitirá realizar búsquedas dentro de la transcripción de un vídeo mientras estamos reproduciéndolo.

Otra de las novedades llega cuando peguemos un vínculo de un vídeo de Stream en Yammer o Viva Engage. Pues bien, a partir de ahora, aparecerá una miniatura del vídeo que podremos reproducir directamente desde la propia aplicación como parte de la publicación, lo que nos permitirá mejorar la experiencia de nuestros empleados cuando consuman este tipo de contenidos.

A partir de ahora, también podremos generar un código iframe que podremos incrustar en otro sitio para que lo puedan visualizar nuestros empleados. Es importante resaltar aquí que, en todo momento, se respetarán los permisos que tengan el archivo, requiriendo la autentificación para poder visualizarlo.

Actualización de la aplicación móvil de Stream

Las novedades que se han publicado en el Microsoft Ignite, también llegan a los dispositivos móviles. De este modo, nos han anunciado que han reconstruido la aplicación de Stream tanto para iOS como para Android, con el objetivo de poner al alcance de todos los empleados de la compañía todos los vídeos y grabaciones de las reuniones en las que participen, desde cualquier lugar y en cualquier momento. También podremos añadir vídeos como favoritos, con el objetivo de añadirlos a nuestra biblioteca y localizarlos fácilmente.

Novedades del vídeo en Microsoft Teams

Dentro de este bloque, recopilaremos las novedades en cuanto a la generación de resúmenes de las reuniones de Teams, con el fin de repasar el contenido de que se ha tratado y ponernos al día si no hemos podido asistir.

Pues bien, estas son las 3 funcionalidades que han anunciado:

  • Marcadores de línea de tiempo personalizados
  • Capítulos generados automáticamente para saltar a las diferentes partes de la reunión, una vez haya finalizado.
  • Búsqueda inteligente a partir de palabras clave.

Migración de Stream (Classic) a Stream (en SharePoint)

Con el objetivo de aprovechar la integración que nos ofrece Stream con Microsoft 365, Microsoft ha anunciado en el Ignite una herramienta de migración que nos va a permitir transferir todo el contenido de audio y vídeo a SharePoint, transfiriendo además todos los metadatos críticos y permisos asociados a estos archivos.

Esta herramienta por el momento se encuentra en versión preliminar pública. Además, han anunciado que a principios de 2023 será cuando retiren Stream (Classic) y a partir de aquí las organizaciones tendrán 12 meses para migrar sus contenidos a SharePoint.

Conclusiones finales

Sin lugar a dudas, este Microsoft Ignite ha traído muchísimas novedades dentro del apartado de la colaboración. Tal y como hemos destacado, la llegada Microsoft Syntex nos va a permitir optimizar la eficiencia de las organizaciones y sacarle el máximo partido a todo el contenido que se comparte dentro de las diferentes aplicaciones de Microsoft 365, con el principal objetivo de aumentar la productividad de todos los procesos de negocio.

Por otro lado, todas las novedades relacionadas con la gobernanza de los sitios de SharePoint y Teams y las políticas de seguridad implementadas, también me parecen totalmente necesarias. En el momento histórico en el que nos encontramos, es prioritario garantizar la seguridad del contenido que compartimos, pudiendo implementar políticas que se puedan aplicar de forma escalable y monitorizar la actividad de nuestros sitios con el fin de detectar cualquier anomalía.

Finalmente, todas las novedades que nos ha traído Microsoft en relación al video, también me parecen muy interesantes y van a permitir mejorar la experiencia de los usuarios cuando consumen este tipo de contenidos, ya que lo disfrutarán totalmente integrando dentro de las diferentes aplicaciones de Microsoft 365.

Para vosotros, ¿qué novedades han sido las que más estabais esperando?

Referencias

La información que hemos recopilado en este post proviene de múltiples fuentes y anuncios. Te recopilamos aquí todos los enlaces por si quieres ampliar conocimiento:

Nuestros artículos sobre Ignite 2022

Este artículo forma parte de una serie de artículos con los que pretendemos acercaros todas las novedades de la conferencia Microsoft Ignite 2022.

Author: Francisco José Egea Caballero

Ingeniero en Electrónica Industrial y Automática. Consultor de SharePoint y Microsoft 365 en Minsait. Coordinador de la Comunidad Técnica de SharePoint y Office 365 de Madrid (www.MadPoint.net). Durante los últimos años, mi experiencia profesional se ha centrado principalmente en el desarrollo de portales y aplicaciones utilizando SharePoint y Microsoft 365. Además, he trabajado en proyectos de análisis y visualización de datos con Power BI.

Microsoft Ignite 2022: Llega Microsoft Syntex y novedades en SharePoint, OneDrive y Stream
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