Estamos experimentando un cambio único en como concebimos nuestro día a día en el trabajo, y no hay vuelta atrás a 2019. El trabajo híbrido requiere de tecnología que haga que el trabajo a día de hoy sea más fácil y flexible.
Las reuniones virtuales e híbridas siguen ocupando la mayor parte del tiempo dedicado al trabajo. Ahora, más que nunca, las compañías necesitan una solución integrada que combine todas las capacidades avanzadas de reuniones, lleve la cultura de reuniones al siguiente nivel y les permita hacer más con menos.
Microsoft recientemente en el pasado Ignite ha presentado Microsoft Teams Premium. Veamos que funcionalidades trae este anuncio por parte de Microsoft.
Reuniones a medida
Microsoft ha creado lo que llaman guías de reuniones en Teams Premium. Son guías que ayudan a crear automáticamente la experiencia adecuada para una reunión. La guía es fácilmente personalizable y puede ser administrada por TI, pudiendo seleccionar una guía de reunión, una llamada de un cliente, una reunión para crear una lluvia de ideas y hasta una llamada al servicio de asistencia técnica.
De este modo, muchas de las opciones ya estarían configuradas, que es lo que reduciría el tiempo y permitiría optimizar el tiempo para realizar la reunión correctamente. Gracias a las guías, podemos estar seguros de que las reuniones siguen las mejores prácticas y políticas de la empresa.
Además con Teams Premium, podremos aplicar la personalización de marca de reuniones en la sala de reuniones y crear fondos personalizados y modos juntos para que los empleados disfruten, todo esto administrado desde IT.
Mejores reuniones mediante IA
Microsoft ha traído una serie de funcionalidades mediante IA que harán que nuestras reuniones sean mucho mejores. Por ejemplo un servicio como el resumen inteligente de Microsoft Teams Premium, permite mediante IA hacer que las reuniones a las que se asiste (y también a las que no se puede ir) sean más productivas e impactantes.
En primer lugar, el resumen inteligente utiliza IA para sugerir elementos de acción y, de esta forma, no se pierdan los seguimientos, es decir, es como tener un asistente virtual asistiendo a cada reunión.
En segundo lugar y tras la celebración de la reunión, el resumen inteligente nos creará grabaciones más inteligentes con distintos capítulos generados de forma automática, como por ejemplo cuándo se mencionó tu nombre, cuándo se compartió una pantalla o cuándo salió alguien temprano de una reunión. Así, esta herramienta te podrá ayudar a descubrir momentos importantes para ponerte al día rápidamente.
De este modo se podrá seguir fácilmente quien dice que con los subtítulos en vivo y la transcripción posterior. Si estas prestando a personas que no hablan el mismo idioma, la traducción en vivo de subtítulos ofrecerá traducciones en tiempo real impulsadas por IA en nada mas qeu 40 idiomas, para que los participante de la reunión puedan leerlo en su propio idioma. Esto ayuda enormemente a romper las barreras lingüísticas en llamadas internacionales, haciendo que las llamadas sean más productivas.
Mantener la confidencialidad
Es habitual que alguna reuniones que hacemos en Teams son confidenciales para el negocio, puesto que se comparte la pantalla con información sensible.
Con la protección avanzada de Teams premium, podemos proteger las reuniones confidenciales. Podemos aplicar margas de agua para evitar fuga de información o limitar quien puede grabar la reunión. Para los clientes avanzados que dispongan de Microsoft E5 podrán aprovechar las etiquetas de confidencialidad existentes de Microsfoft Purview Information Protection para aplicar automáticamente las opciones en la reuniones.
Citas virtuales
Con esta opción los empleados podrán programar citas fácilmente y los clientes podrán unirse en un explorador móvil, sin necesidad de descargar una aplicación. Una ventaja para aquellos clientes que no dispongan de la aplicación instalada
Los asistentes pueden carecer de conocimientos tecnicos para unirse a una reunion con exito o realizar un inicio de sesion. Con Teams premium se facilita la experiencia de cliente y permite a los usuarios recibir recordatorios de texto para unirse a una reunion mediante un dispositivo movil sin necesidad de instalarse la aplicacion.
Optimizar la gestión de citas
La aplicación Citas virtuales proporciona un panel para una vista rápida de los horarios, las colas y los análisis, y pestañas para profundizar en el horario de reservas, la vista de cola, el análisis y más.
Métricas avanzadas
Las capacidades premium también nos permitirán ver las tendencias de uso y el historial de experiencias de citas virtuales y la efectividad, como las ausencias y los tiempos de espera, con un análisis a nivel de personal, departamento y organización.
Para más información: obtenga aún más información sobre las citas virtuales avanzadas aquí.
Seminarios web
Microsoft Teams premium mejora las capacidades de seminarios web, con la lista de espera de registro y la aprobación manual. Permitirá habilitar la lista de espera durante el registro del seminario web e incluso después de que el evento hay alcanzado la capacidad limite establecida por el organizador. Esto permite que personas adicionales se registren automáticamente a la lista de espera.
A demas se puede personalizar la hora de inicio y finalizacion del registro para especificar cuándo desea que comience y finalice el registro, lo que facilita la planificación y administración de su evento.
Experiencias de presentador y asistentes
También nos traen novedades en cuanto a un espacio dedicado separado de los asistentes para anfitrión y oradores, donde puede socializar, monitorear el chat y las preguntas y respuestas, administrar la configuración de los asistentes y revisar el contenido antes de que comience el evento. Y mientras los asistentes esperan, recibirles con una pantalla de bienvenida y podrán usar el chat y las preguntas y respuestas para interactuar con los presentadores y entre ellos.
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Estas características comenzarán a implementarse en diciembre de 2022 como parte de la vista previa de Teams Premium, con disponibilidad general de Teams Premium en febrero de 2023. Las funciones de resumen inteligente en reuniones comenzarán a implementarse en la primera mitad de 2023.
Sin duda alguna una de las grandes novedades presentadas en el Ignite. Quizás puedas pensar… ¿y estas funcionalidades por que cobra Microsoft por ellas? ¿No deberían estar ya de serie en el propio Teams actual? ¿Y tú, qué opinas?
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Este artículo forma parte de una serie de artículos con los que pretendemos acercaros todas las novedades de la conferencia Microsoft Ignite 2022.
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